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Eine BW-Modernisierung beginnt in der IT, ist am Ende aber eine Investitionsentscheidung. Wir zeigen, welche Fragen CFO und BI-Leitung gemeinsam klären sollten, damit Architektur und Business Case zusammenpassen.
Eine BW-Modernisierung beginnt meistens in der IT.
Entschieden wird sie aber nicht nur dort.
Denn sobald ein Unternehmen über mehrere Jahre laufende Lizenzen, Cloud-Kapazitäten, externe Beratung, interne Ressourcen und die Zukunft des Finanzreportings spricht, wird aus einem technischen Projekt eine Investitionsentscheidung.
Genau deshalb sollten BI-Leitung und CFO früh miteinander sprechen.
Nicht über einzelne Tabellen oder Transformationen.
Sondern über die Frage:
Was kostet uns die bestehende Lösung – und was soll die neue Lösung besser machen?
Bei einer Modernisierung wird häufig zuerst gefragt:
„Was kostet die Migration?“
Das ist wichtig.
Aber nur die halbe Rechnung.
Ebenso relevant sind die Kosten, die entstehen, wenn sich ein Unternehmen gegen eine Veränderung entscheidet.
Dazu gehören beispielsweise steigender Pflegeaufwand, fehlendes Know-how, technische Abhängigkeiten oder zusätzliche Kosten für Übergangslösungen.
Auch bestehende Verträge und bereits getätigte Investitionen müssen berücksichtigt werden.
Denn ein BW-System, in dem über viele Jahre fachliches Wissen aufgebaut wurde, ist nicht einfach ein Stück Software, das man ersetzt.
In Projekten stellen wir immer wieder fest, dass historisch gewachsene BW-Landschaften erhebliche Aufwände für Infrastruktur, Betrieb, Wartung und technische Betreuung verursachen. Wird eine moderne Cloud-Architektur eingeführt, können sich die laufenden Betriebskosten deutlich verändern. Allein dieser Effekt kann einen wesentlichen Teil des Business Cases ausmachen.
Was der CFO dagegen braucht, ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Zum Beispiel:
• Welche Investitionen sind bereits vorhanden?
• Welche Kosten entstehen bei den unterschiedlichen Wegen?
• Wie lange können bestehende Systeme noch wirtschaftlich betrieben werden?
• Welche laufenden Kosten verändert die neue Architektur?
• Welche internen Ressourcen werden benötigt?
• Welche Risiken entstehen während der Übergangsphase?
• Welche Geschäftsprozesse dürfen auf keinen Fall beeinträchtigt werden?
Das sind keine klassischen BW-Fragen.
Aber genau diese Fragen entscheiden darüber, ob eine Modernisierung wirtschaftlich tragfähig ist.
Sie muss dafür sorgen, dass die Zahlen hinter dem Business Case stimmen.
Denn eine rein kaufmännische Betrachtung kann ebenfalls zu kurz greifen.
Wenn beispielsweise ein scheinbar günstiger Migrationsweg dazu führt, dass wichtige Datenmodelle neu entwickelt, zusätzliche Schnittstellen aufgebaut oder bestehende Planungslösungen ersetzt werden müssen, verändert sich die Rechnung.
Technische Architektur und wirtschaftliche Betrachtung müssen deshalb zusammenpassen.
Gerade deshalb kann ein schrittweises Vorgehen interessant sein.
Ein Unternehmen kann zunächst analysieren, welche Workloads wirklich kritisch sind und wo sich ein Pilot lohnt.
Vielleicht muss nicht das komplette SAP BW innerhalb eines Projektes modernisiert werden.
Vielleicht reicht zunächst ein klar abgegrenzter Datenbereich.
Damit wird aus einer großen Transformationsentscheidung eine Reihe kleinerer, nachvollziehbarer Entscheidungen.
Und genau das kann die Diskussion zwischen IT, BI und Finance deutlich erleichtern.
Denn am Ende geht es nicht darum, die modernste Architektur zu besitzen.
Es geht darum, eine wirtschaftlich sinnvolle Datenplattform zu schaffen, die das Unternehmen auch in den kommenden Jahren zuverlässig unterstützt.
Das ist eine Entscheidung, die IT und Finance gemeinsam treffen sollten
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